Masraf fişleri neden kaybolur ve bunu nasıl önlersiniz

Cüzdanda solan fişler, ay sonunda toplanan zarflar ve eksik KDV bilgisi. Fişi alındığı anda kayda geçirmenin pratik yolu.

Ay sonunda muhasebeye teslim edilen masraf zarfının içinde her zaman eksik bir şey vardır: solmuş bir termal fiş, kime ait olduğu belli olmayan bir yemek faturası ya da hiç bulunamayan bir taksi fişi.

Sorun çalışanların dikkatsizliği değil; fişin alındığı an ile kayda geçtiği an arasındaki uzun süre.

Fişi alındığı anda kaydedin

DATAMER'de masraf girerken telefonun kamerasıyla fişin fotoğrafını çekip doğrudan kayda ekleyebilirsiniz. Fiş cüzdana girmeden kayıt tamamlanmış olur.

KDV'yi elle hesaplamayın

Kalemleri KDV dahil tutarla girin; sistem oranına göre KDV'yi kendisi ayırır. %0, %1, %10 ve %20 oranları hazır gelir, gerekirse yönetim ekranından düzenlenir.

Fişsiz masraf onaya gitmesin

En az bir fiş ya da fatura eklenmeden masraf onaya gönderilemez. Bu küçük kural, ay sonundaki "fişi sonra getiririm" konuşmalarını bitirir.

Kim ödedi, belli olsun

Ödeme şekli (nakit, kişisel kart, şirket kartı, havale) kayıtta durur. Nakit ya da kişisel kartla yapılan harcamalar kayıtta "geri ödenecek" olarak işaretlenir.

Ay sonunda masraf raporunu Excel'e alıp muhasebeye göndermeniz yeterli.