Kâğıt izin formundan dijital onaya: geçişi bir haftada yapın

Çıktı alınan, imzaya dolaşan ve bir klasörde kaybolan izin formlarını bırakmak sandığınızdan kolay. Hangi sırayla ilerleyeceğinizi anlattık.

Çoğu şirkette izin süreci hâlâ aynı: çalışan formu doldurur, yöneticisine imzalatır, form muhasebeye gider ve yıl sonunda kimin kaç gün kullandığını bulmak için klasörler karıştırılır.

Dijital onaya geçmek için büyük bir proje başlatmanız gerekmiyor. Aşağıdaki sırayla ilerleyen ekipler genellikle ilk haftanın sonunda kâğıt formu tamamen bırakıyor.

1. Önce kimin kimi onaylayacağını yazın

Programa geçmeden önce kâğıt üzerinde basit bir tablo yapın: her çalışanın talebini kim onaylar? Yöneticilerin talebini kim onaylar? DATAMER'de bu kural hazır gelir: personelin talebini yöneticiler, yöneticinin talebini patron onaylar. İsterseniz bir personel için yalnızca belirli yöneticileri seçebilirsiniz.

2. İzin tiplerini sadeleştirin

Yıllık izin, mazeret izni, hastalık izni, ücretsiz izin… Şirketinizde gerçekten kullanılanları bırakın, gerisini pasife alın. Liste ne kadar kısa olursa çalışanlar o kadar az soru sorar.

3. Herkese telefondan bir talep açtırın

İlk gün bütün ekibe "telefonunuzdan deneme amaçlı bir talep açın" deyin. Talebi açan kişi, onaylayan yöneticinin ekranında anında belirdiğini gördüğünde süreç kendini anlatır.

4. Kâğıt formu kaldırın

Paralel yürütmek en sık yapılan hatadır. Bir tarih belirleyin ve o tarihten sonra kâğıt form kabul etmeyin.

Sonuç

Yıl sonunda "kim kaç gün izin kullandı" sorusunun cevabı tek tıkla Excel'e çıkar. Klasör karıştırmaya gerek kalmaz.